Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2024)	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 27.11.2024

		КонсультантПлюс | Готовое решение | Актуально на 27.11.2024		
Как вести трудовую книжку в бумажном виде

		Ведите бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались. Отражайте в документе сведения о работнике, приеме на работу, увольнении или переходе на электронную трудовую книжку и др.
Назначьте лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Выдавайте документ работнику только в установленных законодательством случаях, например при увольнении или переходе на электронную трудовую книжку.
Работникам, которые впервые поступают на работу, бумажные трудовые книжки не оформляйте.		

Оглавление:
1. Каковы правила ведения трудовых книжек
2. Какие сведения вносить в трудовую книжку
3. Как внести изменения в трудовую книжку
4. Как оформить дубликат трудовой книжки
5. Как оформить вкладыш в трудовую книжку
6. Как выдать трудовую книжку
7. Как вести учет трудовых книжек
8. Какие особенности учесть при приеме на работу, если вновь принятый работник предъявил бумажную трудовую книжку

1. Каковы правила ведения трудовых книжек
Ведите трудовые книжки, если вы юрлицо (ИП) и одновременно соблюдены такие условия (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	работник не отказался от ведения трудовой книжки (ч. 2, 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ);
•	работа является основной;
•	он проработал более пяти дней.
На работников, которые впервые поступают на работу, трудовые книжки не оформляйте (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Если заключаете с гражданином договор подряда, информацию о приеме на работу в трудовой книжке не отражайте. Однако, если отношения, возникшие на основании ГПД, признают трудовыми, оформите прием работника на работу в соответствии с трудовым законодательством, в том числе внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку (если она ведется) (ч. 4 ст. 11, ч. 3, 4 ст. 66 ТК РФ).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н.
Обратите внимание: данным Приказом утверждена новая форма трудовой книжки. При этом бланки трудовых книжек и вкладышей в них старого образца действительны. Их можно использовать без ограничения срока. При оформлении новой трудовой книжки в связи с ее отсутствием (например, при ее утрате) внесите записи в любой из имеющихся у вас бланков. Для этого лицо, поступающее на работу, должно подать заявление с указанием причины отсутствия документа (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
Трудовую книжку ведите на русском языке. Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, документ на ее территории можете вести на двух языках одновременно. Это следует из п. 6 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ.
При внесении всех (части) записей в трудовую книжку разрешено использовать штампы (печати). Текст можете полностью или частично печатать (например, на принтере). Рекомендовано использовать световодостойкие чернила (пасту, краску, гель) черного, синего или фиолетового цвета (п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Письмо Минтруда России от 29.06.2021 N 14-6/ООГ-5976).
При заполнении трудовой книжки не сокращайте слова (п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

		 Дополнение Готового решения
Допускается ли перенос слов в трудовой книжке
Запрет на перенос слов в трудовой книжке нормативно не установлен. Сведения в трудовую книжку вносят построчно. Если слово не умещается на одной строке, вы можете перенести его на следующую, разбив по слогам по правилам русского языка. Не нужно использовать сокращения вместо переноса слов. Например, нельзя писать "пр." вместо слова "приказ", "расп." вместо слова "распоряжение". Это следует из абз. 2 п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Как перенести запись на другую страницу в трудовой книжке
Особенности переноса записей на другую страницу трудовой книжки нормативно не установлены. Если в этом возникла необходимость, оформите продолжение записи на новой странице соответствующего раздела. Какие-либо сокращения, чтобы уместить запись без ее переноса на другую страницу, не допускаются. Это относится и к записям, которые нужно произвести на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). Например, если потребуется дополнить строку "Образование" записью о новом образовании работника, но места недостаточно, то нужно оформить вкладыш в трудовую книжку и внести необходимые записи на титульном листе вкладыша трудовой книжки. Это следует из ч. 4 ст. 66 ТК РФ, абз. 2 п. 3, п. п. 4, 7, 8, 32, абз. 2 п. 33 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Пример записи:

Можно ли во вкладыше продолжить внесение записи, если она не поместилась в трудовой книжке
Если в разделе трудовой книжки, куда вносите запись, заполнены все страницы соответствующего раздела, то нужно продолжить данную запись уже в таком же разделе вкладыша трудовой книжки. Не допускаются какие-либо сокращения, чтобы уместить запись на одной странице, в том числе чтобы избежать оформления вкладыша в трудовую книжку. Например, если в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки работника не помещается полностью запись о его приеме на работу, вам нужно оформить вкладыш в нее и продолжить в таком же разделе "Сведения о работе" эту запись, как если бы это была очередная страница данного раздела трудовой книжки. Вносить непоместившуюся запись о приеме на работу в следующий по очереди раздел "Сведения о награждениях" трудовой книжки нельзя, так как он не предназначен для внесения в него сведений о работе. Это следует, в частности, из абз. 2 п. 3, п. п. 4, 10, 25, 26, 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В случае нарушения установленного порядка оформления трудовой книжки для вас есть риск привлечения ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.		
Даты во всех разделах укажите так: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами, например 01.11.2024 (п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
В трудовую книжку не вносите информацию о взысканиях, за исключением дисциплинарного взыскания - увольнения (п. 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Если работник (лицо, поступающее на работу) не представил трудовую книжку, оформите новую на основании его заявления. Он должен указать в заявлении причины отсутствия документа (например, утрата, повреждение). Исключение - случаи, когда в соответствии с законами трудовая книжка на работника не ведется (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

		 Дополнение Готового решения
Что делать, если не читается печать в трудовой книжке
Как поступать в ситуации, когда не читается печать в трудовой книжке, законодательно не урегулировано. На практике сложилось два подхода к решению вопроса:
.	если печать нечитаема, то допустимо проставить печать заново рядом, не налагая ее на оттиск первой печати. При этом первый вариант зачеркивать не следует. Данное мнение основано на том, что законом запрет на такие действия не установлен;
.	проставлять новую печать рядом с нечитаемой либо зачеркивать ее не следует. Но работодателю, который проставил в трудовую книжку нечитаемую печать, нужно предоставить работнику дополнительные документы, подтверждающие факт работы у него в этот период. Например, выписки из приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, справки о работе. Такой подход обусловлен тем, что возможность проставления повторного оттиска печати при плохо получившемся первичном оттиске нормативно не предусмотрена. Зачеркивать печать нельзя, и ее нечитаемость не относится к случаям, когда вы можете исправить в трудовой книжке работника неточные или неправильные записи (например, об увольнении), внести в нее изменения. Выдача же работнику дополнительных документов о его трудовой деятельности в данном случае может помочь избежать работнику затруднений с подтверждением его стажа, например, при оформлении пенсии, назначении пособий. Это следует, в частности, из абз. 2 п. 3, п. п. 7, 8, 12, пп. "д" п. 28, абз. 2 п. 35, абз. 1 п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 ст. 3 Закона о страховых пенсиях, п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, п. п. 4, 5 ч. 1 ст. 1.2, ч. 1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ, пп. "а" п. 2, п. 9 Правил, утвержденных Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н.		

		Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной		

1.1. Что делать, если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы
Обратите внимание работника на то, что наряду с информацией о приеме на работу должна быть указана также информация об увольнении. Если ее нет, могут возникнуть сложности, например, при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
В этом случае потребуются дополнительные документы, подтверждающие период работы в предыдущей организации (например, трудовой договор, выписка из приказа об увольнении и др.) (абз. 2 п. 9, п. 10 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н).
В законе прямо не определено, как вам поступать, если в трудовой книжке работника нет записи об увольнении с предыдущего места работы. Трудовым законодательством не установлена обязанность по самостоятельному исправлению ошибок, допущенных предыдущим работодателем и выявленных новым работодателем.
Полагаем, что вы можете внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу в общем порядке.
Учтите, что отсутствие информации об увольнении:
•	не является основанием для отказа в заключении трудового договора. Такой отказ может быть расценен как необоснованное ограничение права работника на трудоустройство (ч. 1, 2 ст. 64 ТК РФ);
•	не свидетельствует о том, что работник может трудиться только на условиях совместительства.

2. Какие сведения вносить в трудовую книжку
В трудовую книжку вносите следующие сведения (п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	о работнике;
•	выполняемой им работе;
•	переводе на другую постоянную работу;
•	увольнении;
•	награждении.

		 Дополнение Готового решения
Нужно ли что-то делать, если обнаружен пропуск строки в трудовой книжке между записями
Специальные правила для данной ситуации нормативно не урегулированы. Если сами записи в трудовой книжке корректны, то вносить в нее в таком случае какие-либо исправления не нужно. Нормативно это не предусмотрено, как и не предусмотрено, что наличие незаполненных строк влечет недействительность трудовой книжки. Например, если вы обнаружили пропуск строки между записями в разделе "Сведения о работе", при этом сами записи оформлены правильно и не нарушена их нумерация, то продолжайте вносить новые записи в общем порядке, после последней записи о работе. Данная рекомендация основана, в частности, на положениях п. п. 10, 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.		
Сведения о работнике внесите на титульный лист трудовой книжки при оформлении дубликата, а также на титульный лист вкладыша.
Порядок оформления титульного листа новой трудовой книжки, которую необходимо выдать по заявлению работника при приеме на работу, например, при ее утрате, не установлен (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Рекомендуем воспользоваться правилами оформления дубликата.
При заполнении титульного листа дубликата учтите следующие правила (п. 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	фамилию, имя и отчество не сокращайте;
•	дату рождения приведите полностью (число, месяц, год);
•	в графе "образование" укажите нужное: основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей категории).
Эти данные отразите на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома). Сведения о профессии и (или) специальности укажите на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также других надлежаще оформленных документов.

		 Дополнение Готового решения
Необходима ли подпись работника в трудовой книжке (в каких случаях и где)
Да, подпись работника необходима, но только на титульном листе трудовой книжки, вкладыша в нее или дубликата. Так, после указанной на первой странице (титульном листе) трудовой книжки даты ее заполнения работник своей подписью должен заверить правильность внесенных о нем сведений. Подпись должна быть проставлена в специально отведенной для этого графе "Подпись владельца книжки". В аналогичном порядке работник должен проставить свою подпись на титульном листе, если оформляется дубликат трудовой книжки и (или) вкладыш в нее. Это следует, в частности, из ч. 5 ст. 65 ТК РФ, абз. 1, пп. "г" п. 28, п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Приложения N 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 N 320н.

Что делать, если на титульном листе трудовой книжки нет печати
Нормативно не предусмотрены как порядок действий работника, так и то, что новому работодателю нужно что-то предпринимать в данной ситуации. Так, поставить собственную печать на титульном листе трудовой книжки вместо работодателя, который это не сделал, вы не вправе. Отсутствие такой печати не относится к случаям, когда вы можете исправить в трудовой книжке работника неточные или неправильные записи (например, об увольнении), внести в нее изменения (например, в сведения о работнике). Это следует, в частности, из анализа п. п. 7, 8, 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Отсутствие такой печати не является и автоматическим основанием для признания трудовой книжки недействительной. Нормативно такие положения не предусмотрены.
Возможна ситуация, когда печать работодателя на титульном листе трудовой книжки отсутствует, так как у работодателя нет печати (он не относится к тем, кто ее обязан иметь, в уставе отсутствуют сведения о наличии печати). Это следует, в частности, из п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, пп. "д" п. 28, абз. 1 п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. На практике есть рекомендация предложить работнику обратиться к первому работодателю и получить у него справку о том, что он не применяет печать. Вы тоже можете дать такую рекомендацию работнику.
Однако учтите, что отказ работника от предоставления вам такого документа не может повлечь какие-либо негативные последствия для него. Нормативно не предусмотрено, что отказ работодателя иметь печать может повлечь трудности у работника с подтверждением его стажа, что требуется собрать дополнительные документы, в частности, упомянутую нами справку, чтобы удостоверить внесенные записи. При этом если работодатель выдаст такую справку, то она также не будет заверена печатью организации.
Если печать на титульном листе не проставлена по ошибке (например, это может быть понятно, так как записи о первой работе заверены печатью), вы можете порекомендовать работнику, чтобы не возникло проблем с определением стажа работы, по возможности обратиться к первому работодателю для проставления печати. Если этот работодатель прекратил деятельность, обратиться к правопреемнику или в архив с просьбой выдать, например, справку о работе в определенный период. Кроме того, работник может обратиться в суд с заявлением об установлении факта работы у соответствующего работодателя. Для этого ему могут понадобиться, в частности, подтверждающие документы (ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 56, абз. 1 ч. 1 ст. 57, ст. ст. 265 - 268 ГПК РФ).		
В разделе "Сведения о работе" укажите, в частности, информацию о работодателе, приеме, переводе, увольнении работника, о присвоении нового разряда, класса, категории, классного чина в период работы.
Полное, а также сокращенное (при его наличии) название организации внесите в графу 3 данного раздела в виде заголовка, при этом порядковый номер записи не присваивайте. Далее в графе 1 поставьте порядковый номер записи (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
С 1 сентября 2021 г. знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено такое требование. Исключение - если вы не ознакомили работника с записью в трудовой книжке, которую внесли до 1 сентября 2021 г. Тогда рекомендуем провести ознакомление в порядке, действовавшем до указанной даты. А именно повторите в личной карточке внесенную в трудовую книжку запись о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу или увольнении и ознакомьте работника с этой записью под подпись. Иначе, полагаем, возможен риск претензий со стороны контролирующих органов.
		Образец заполнения титульного листа новой трудовой книжки при утрате прежней		

2.1. Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу
Внесите запись о приеме на работу не позднее пяти рабочих дней на основании трудового договора или приказа (распоряжения, решения) работодателя, если данный приказ (распоряжение, решение) был издан (принят) (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Письма Минтруда России от 28.01.2022 N 14-2/ООГ-499, от 13.12.2021 N 14-2/ООГ-11865). Роструд находит оптимальным внесение записи о приеме работника на работу на его пятый рабочий день (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2022).

		 Дополнение Готового решения
Нужно ли отступать какое-то количество строк от предыдущей записи при внесении записи о приеме на работу в трудовой книжке
Нормативно не предусмотрено, что между записями в трудовой книжке следует оставлять пустые строки, в том числе между записью о приеме на новое место работы и предшествующей записью об увольнении. Такой вывод содержится в Письме Минтруда России от 30.11.2020 N 14-2/ООГ-17410. Он основан на ранее действовавших Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек, но считаем, что актуален и сейчас.
Поэтому запись о приеме работника на работу внесите без пропуска строк от предыдущей записи. Но обратите внимание на следующее. Если прежний работодатель, в частности, проставил печать, заверяя записи при увольнении, или подпись лица, заверившего их, занимает более одной строки, свою запись о приеме на работу внесите так, чтобы не задевать оттиск печати и (или) подпись. Строка, которая занята такими реквизитами, как печать или подпись, не считается пустой (свободной). Это следует, в частности, из абз. 2 п. 3, п. п. 10, 12, 15, абз. 1 п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, п. п. 4, 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016.		
Полагаем, пять рабочих дней нужно отсчитывать со дня, когда работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Это следует, в частности, из ч. 2 ст. 67 ТК РФ.
Вносите в трудовую книжку не все условия и сведения из трудового договора, а только следующие (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	полное и сокращенное (при наличии) наименование организации;
•	структурное подразделение (если условие о нем было включено в трудовой договор);
•	наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации), работы;
•	реквизиты трудового договора.
Запись об установлении работнику испытания в трудовую книжку вносить не нужно. Это не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Порядком ведения и хранения трудовых книжек.
Дату приема на работу укажите в графе 2. Реквизиты трудового договора приведите в графе 4. Иные условия, в том числе о характере работы, в трудовой книжке не отражайте.
Аналогично поступите, если запись о приеме на работу вы вносите на основании вашего приказа (распоряжения, решения). Вместо реквизитов трудового договора укажите реквизиты этого документа.

		 Дополнение Готового решения
Что делать, если какой-либо из реквизитов записи о приеме внесен не в ту графу трудовой книжки
Если в трудовой книжке вы ошибочно внесли какой-либо из реквизитов записи о приеме на работу не в ту графу (например, реквизиты приказа о приеме на работу внесли в графу, где указывают сведения о приеме, или порядковый номер записи внесли в графу, отведенную для даты записи), это нужно исправить. Зачеркивать ошибочную запись нельзя. Потребуется признать ее целиком недействительной, внести верную запись. Для этого рекомендуем в разделе "Сведения о работе" после записи, внесенной с ошибкой, сделать следующее (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9, абз. 2 - 3 п. 10, п. 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	в графе 1 поставьте следующий по порядку номер записи;
•	в графе 2 отразите дату приема на работу;
•	в графе 3 укажите, что запись под номером таким-то (номер ошибочной записи) недействительна. Затем сделайте верную запись о приеме на работу;
•	в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите запись о приеме в трудовую книжку, например приказа о приеме на работу.
Пример записи:

		
При трудоустройстве по срочному трудовому договору запись о приеме на работу в трудовую книжку вносите по общим правилам. Не указывайте сведения о срочном характере и сроке трудового договора, так как это не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Их внесение может расцениваться как нарушение порядка ведения трудовых книжек, а значит, грозит административной ответственностью по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

		 Дополнение Готового решения
Как внести пропущенную запись о приеме на работу в трудовую книжку
Данный порядок нормативно не урегулирован. Предлагаем действовать так же, как при исправлении записи - пусть ее внесет тот работодатель, который ее пропустил (за исключением особых случаев, когда это может сделать иной работодатель) (абз. 2, 3 п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Непосредственно дополнение записи в трудовую книжку может быть сделано, в частности, следующим образом.
Если после записи об увольнении других записей нет, предлагаем указать в графе 3 в виде заголовка полное и сокращенное (если есть) ваше наименование, чтобы было понятно, кто исправляет. Если наименование уже указано, дублировать его не нужно (например, если вы обнаружили, что внесли запись о переводе на другую постоянную работу, а о приеме нет), внесите пропущенную запись следом за внесенными записями с учетом следующего (п. п. 9, 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	в графе 1 поставьте следующий порядковый номер;
•	в графе 2 укажите дату приема на работу;
•	в графе 3 внесите запись о приеме на работу. Если дополняется запись за другого работодателя, то укажите его наименование (полное и сокращенное, если есть) - так будет понятно, по какому месту работы пропущена запись;
•	в графе 4 укажите реквизиты документа - основания внесения записи.
После такую запись потребуется заверить. Если пропущенная запись внесена наряду с другими записями о работе у вас, то при увольнении заверьте все внесенные записи в обычном порядке с учетом абз. 1 п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Если вы вносите только пропущенную запись, предлагаем заверить только ее, руководствуясь при этом порядком заверения записей при увольнении.
Пример записи:

		
		Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу		

2.2. Как внести в трудовую книжку запись о совместительстве
Запись в трудовую книжку о совместительстве делает работодатель по основному месту работы, если работник изъявил такое желание (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Запись вносите только на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Так, прием на эту работу подтвердит трудовой договор или, например, надлежаще заверенная копия соответствующего приказа (при его наличии) (ч. 1 ст. 68, ч. 4 ст. 282 ТК РФ).

		 Дополнение Готового решения
Есть ли ограничения по срокам внесения основным работодателем записи о работе по совместительству
Специальные сроки по внесению записей о работе по совместительству нормативно не установлены. В ряде случаев они могут быть сделаны позже соответствующего кадрового события. Поясним подробнее.
Такая запись вносится только по желанию работника, и он может в любое время обратиться к работодателю по основному месту работы о ее внесении, предоставив при необходимости подтверждающие работу по совместительству документы. По закону нет ограничений по сроку обращения работника к работодателю в данном случае. Кроме того, нормативно допускается вносить такую запись блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации. То есть допускается вносить записи о работе по совместительству "задним" числом. Это следует из ч. 3, 5 ст. 66 ТК РФ, п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Не установлен и специальный срок по внесению работодателем в трудовую книжку записи о работе по совместительству после соответствующего обращения работника. Полагаем, работодателю лучше руководствоваться общими сроками внесения в трудовую книжку записей о выполняемой работе с учетом, в частности, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. п. 9, 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому советуем внести запись в течение пяти рабочих дней с момента обращения работника с предоставлением необходимых документов либо в день увольнения с основного места, в частности, если такой день наступает ранее упомянутых пяти рабочих дней.		
Если ваш бывший работник-совместитель уже не работает, но ему необходимо внести запись о совместительстве в трудовую книжку, он может обратиться к вам с такой просьбой (п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Запись о работе по совместительству может быть указана не в хронологическом порядке - после записи о приеме на работу по основному месту работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы (п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Если работник переводится с основного места работы у вас на внешнее совместительство, внесите в его трудовую книжку запись об увольнении с основной работы по соответствующему основанию. Например, по собственному желанию или по соглашению сторон. Запись о приеме на новое основное место работы вносит новый работодатель. Запись о приеме на работу по внешнему совместительству вносит в трудовую книжку работодатель по основному месту работы по желанию работника. Для этого работник должен представить ему документ, подтверждающий работу по совместительству. Такие выводы следуют из ч. 3 - 5 ст. 66, п. п. 1, 3 ч. 1 ст. 77, ст. ст. 78, 80, ч. 1, 3 ст. 282 ТК РФ, п. п. 2, 4, 9 - 11, 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
		Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу по совместительству		

2.3. Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу дистанционного работника
Запись о приеме работника на дистанционную работу надо внести в трудовую книжку, если она ведется и работник представил ее по своему желанию. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, дистанционный работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую, указав причину ее отсутствия. В этом случае оформите новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Письмо Роструда от 31.03.2021 N ПГ/06237-6-1).
Как работник должен выразить желание о внесении записи о приеме в его трудовую книжку, законодательно не установлено. Рекомендуем оформить его желание письменно. Например, вы можете завизировать заявление, написанное работником. Такие действия защитят вас от привлечения к ответственности за несвоевременное оформление трудовой книжки.
Представить трудовую книжку работник может, в том числе направив ее заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

2.4. Как оформить запись в трудовой книжке, если временный перевод стал постоянным
Если временный перевод признан постоянным, то запись в трудовую книжку внесите с учетом следующих особенностей (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	в графе 2 поставьте дату фактического начала работы по временному переводу;
•	в графу 4 внесите реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя о временном переводе, а также реквизиты приказа о постоянном переводе.
Графы 1 и 3 заполните как обычно.
		Образец записи в трудовой книжке о признании временного перевода постоянным		

2.5. Как оформить в трудовой книжке запись о переименовании отдела
Отдельный порядок внесения такой записи нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться порядком по внесению в трудовую книжку записи при переименовании организации, который предусмотрен п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. То есть в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки укажите старое наименование отдела, дату переименования, информацию, что отдел переименован, и новое наименование отдела. А в графе 4 укажите документ-основание переименования отдела - приказ (или иное наименование вашего решения о переименовании отдела), его дату и номер.

Пример формулировки
Клиентский отдел 25.10.2024 переименован в отдел по работе с корпоративными клиентами коммерческого департамента.	

2.6. Вносится ли в трудовую книжку запись о службе в армии
Да, вносится по месту прохождения службы с учетом п. 14 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Так, при приеме на работу бывшего военнослужащего запись в трудовую книжку о службе в армии по контракту вы не вносите. Дело в том, что с 1 сентября 2021 г. работодатель больше не вправе вносить такую информацию в трудовые книжки. Такая запись должна быть сделана при увольнении работника со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида государственной службы и в соответствии с положениями соответствующих федеральных законов. Если запись по каким-то причинам отсутствует в трудовой книжке вашего вновь принимаемого работника, а он просит ее внести, работнику необходимо обратиться по месту прохождения службы по контракту. Это следует из п. 3 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, п. 14 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, абз. 3, 4 п. 2 ст. 2, п. 1 ст. 32 Закона о воинской обязанности, п. п. 1, 2 ст. 4 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237.
Аналогично поступите с записью в трудовую книжку о службе в армии по призыву при приеме на работу бывшего военнослужащего - не вносите ее. Работнику необходимо обратиться для решения этого вопроса по месту прохождения службы (абз. 2 п. 2 ст. 2 Закона о воинской обязанности, п. 14 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

2.7. Как заполнить трудовую книжку при увольнении
Запись об увольнении в трудовую книжку работника внесите по следующим правилам (п. 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	в графе 1 поставьте порядковый номер вносимой записи;
•	в графе 2 отразите дату увольнения;
•	в графе 3 укажите причину и основание увольнения. Эти записи должны точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек);
•	в графе 4 проставьте реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
При увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у вас, нужно заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (ИП) или кадровой службы (при наличии печати). Если трудовая книжка заполнялась на двух языках, заверьте оба текста (п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Работнику при увольнении ставить свою подпись в трудовой книжке под записью об увольнении не нужно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек это не предусмотрено.
Запись в трудовую книжку об увольнении (прекращении трудового договора) по соглашению сторон внесите со ссылкой на п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец записи в трудовой книжке об увольнении по соглашению сторон		
Запись в трудовой книжке об увольнении (прекращении трудового договора) в связи с истечением срока трудового договора сделайте со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец записи в трудовой книжке об увольнении в связи с истечением срока трудового договора		
Запись в трудовую книжку об увольнении (прекращении трудового договора) по собственному желанию внесите со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Все графы заполните по общему правилу.
		Образец записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию		
Запись в трудовую книжку об увольнении (прекращении трудового договора) в связи со смертью работника сделайте со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (п. 19 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец записи в трудовой книжке об увольнении в связи со смертью работника		

2.8. Как оформить запись в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую
В трудовую книжку внесите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Обязательно отразите дату выдачи трудовой книжки в графе 2.
В графе 3 сделайте запись: "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации".
В качестве основания для внесения (графа 4) этой записи укажите заявление работника, а также дату и номер его регистрации.
Запись заверьте подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, поставьте печать работодателя или кадровой службы (при наличии) (п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Порядок действий в случае, если работник с бумажной трудовой книжкой при приеме на работу выбирает ведение электронной трудовой книжки, законом прямо не урегулирован. Рекомендуем вам поступить так. Сначала внесите запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку. Не забудьте сведения о такой трудовой книжке отразить в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей. Затем получите у работника заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. На основании него внесите в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал вам такое заявление, и заверьте ее - как это сделать, рассказывали выше. После этого выдайте работнику бумажную трудовую книжку в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления. Отметим, что сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в составе единой формы ЕФС-1) вы обязаны вести на всех работников, в том числе на тех, на кого ведете и бумажные трудовые книжки. Такие выводы следуют из ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, ч. 3, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. п. 2, 4, 35, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Порядка заполнения формы ЕФС-1, Письма Минтруда России от 31.07.2023 N 14-6/ООГ-5052.
		Образец внесения записи в трудовую книжку о переходе на электронную трудовую книжку		

2.9. Как внести в трудовую книжку запись о награждении
Сведения о награждении работника внесите в трудовую книжку в соответствии с разд. IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
К сведениям о награждении (поощрении) за трудовые заслуги относятся данные (п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	о награждении госнаградами;
•	присвоении почетных званий;
•	награждении наградами Президента и Правительства РФ, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
•	награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
•	других видах поощрения.
Запись о награждении (поощрении) внесите на основании приказа (распоряжения). Его реквизиты приведите в графе 4. Полное и сокращенное (при его наличии) название организации укажите в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки. Обязательно отразите в графе 3 информацию о том, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. Эта запись должна быть размещена ниже заголовка (п. 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец записи о поощрении в трудовой книжке		

2.10. Какая ответственность возможна за невнесение (пропуск) или несвоевременное внесение записей в трудовую книжку
В этом случае возможно привлечение к административной, материальной и дисциплинарной ответственности.
За невнесение (пропуск) или несвоевременное внесение в трудовую книжку работника необходимых записей, например, о приеме на работу, об увольнении, возможно привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Указанные нарушения свидетельствуют о несоблюдении установленного порядка ведения трудовых книжек и относятся к случаям нарушения трудового законодательства. Это следует, в частности, из абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 2, 3, 4 ст. 66 ТК РФ, п. п. 1, 2, 4, 9, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Материальная ответственность возможна, например, в виде компенсации морального вреда, если пострадавший из-за невнесения в трудовую книжку записи работник заявит о его возмещении. По закону нет каких-либо ограничений для компенсации морального вреда работнику в зависимости от причины нарушения его трудовых прав. Это следует из ч. 1 ст. 21, ст. 237 ТК РФ, абз. 2 п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, абз. 1 п. 46 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 15.11.2022 N 33. Риск материальной ответственности есть и если несвоевременное внесение записи в трудовую книжку повлекло задержку ее выдачи при увольнении (абз. 4 ст. 234 ТК РФ).
Кроме того, ответственного за ведение трудовых книжек работника, допустившего указанные проступки, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение должностных обязанностей. В том числе это касается и руководителя организации, если он является уполномоченным лицом по ведению трудовых книжек. Это следует, в частности, из ч. 6 ст. 20, ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 192, ч. 1 ст. 273, ст. ст. 274, 362, 419 ТК РФ, п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

		См. также:
•	Какой порядок (особенности) привлечения к административной ответственности юридических лиц
•	Какие основания привлечения к административной ответственности руководителя организации
•	К каким видам ответственности может быть привлечен работник		

3. Как внести изменения в трудовую книжку
При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Например, при заключении брака может измениться фамилия (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Изменения паспортных данных работника (фамилии, имени, отчества и даты рождения) оформите на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Внесите изменения так: одной чертой зачеркните прежние данные, затем впишите новые. Реквизиты документов, на основании которых производились изменения, укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверьте подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец внесения записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника		
Запись об образовании в трудовой книжке можно изменить, только дополнив записи или внеся ее в соответствующие строки. Уже имеющиеся записи зачеркивать нельзя (п. 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности		
При переименовании организации запись об этом в трудовую книжку внесите отдельной строкой в графу 3 раздела "Сведения о работе" (п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Запись должна выглядеть так: "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)". В графе 4 укажите основание переименования - приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дату и номер.
		Образец внесения в трудовую книжку сведений о переименовании работодателя		

		См. также: Что нужно изменить в кадровых документах в связи с изменением типа учреждения		

4. Как оформить дубликат трудовой книжки
Выдайте дубликат трудовой книжки в следующих случаях (п. п. 27, 30, 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	работник утратил трудовую книжку;
•	в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;
•	трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела, испачкана);
•	вы утратили трудовые книжки в результате чрезвычайной ситуации. Для выдачи дубликата или вкладыша трудовой книжки можете использовать имеющиеся у вас бланки старого образца, так как они могут применяться без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки сделайте надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки укажите: "Взамен выдан дубликат", отразите его серию и номер (п. 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), а равно утрачена, то работник вправе обратиться к вам для выдачи дубликата в порядке, установленном п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Дубликат выдайте ему не позднее 15 рабочих дней со дня, когда работник подал заявление. Выдать дубликат обязан работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку (Письмо Минтруда России от 28.09.2021 N 14-6/ООГ-9180).
Дубликат трудовой книжки заполните в соответствии с гл. I - IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек (п. 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Сначала внесите в графу 3 раздела "Сведения о работе" запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к вам. Не надо указывать, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки (п. 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Затем отразите по отдельности периоды работы, указав даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи в дубликат, оформляемый при утрате работником, внесите на основании надлежаще оформленных документов, которые он представил. В графе 4 приведите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец заполнения дубликата трудовой книжки		

5. Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Оформите вкладыш, если заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки. Сделайте это по правилам заполнения и ведения трудовой книжки. Без документа, к которому выдан вкладыш, он недействителен (п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп "Выдан вкладыш", указав серию и номер вкладыша. Штамп поставьте на титульном листе трудовой книжки, но если там уже нет места для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

		 Дополнение Готового решения
Какую дату указывать на титульном листе вкладыша в трудовую книжку в графе "Дата заполнения"
В графе "Дата заполнения" титульного листа вкладыша трудовой книжки указывается фактическая дата, когда этот вкладыш оформлен. Специальные правила, какую конкретно дату указывать в данном случае, нормативно не установлены. Дата заполнения вкладыша может как совпадать с датой кадрового события, запись о котором вносится во вкладыш, так и нет. Например, если вы оформляете вкладыш, поскольку требуется внести очередную запись о работе, но в трудовой книжке закончились все листы раздела "Сведения о работе". Такая запись должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней, в частности, со дня издания соответствующего приказа работодателя, а об увольнении - как правило, в день увольнения работника. К примеру, дата заполнения вкладыша в трудовую книжку может быть позже даты увольнения, когда оформление вкладыша связано с внесением записи об увольнении в связи со смертью работника. Это следует в том числе из п. 6 ч. 1 ст. 83, ч. 1, 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. п. 1, 3 ст. 45 ГК РФ, ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, п. п. 9, 16, 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.		
Количество выдаваемых вкладышей в трудовую книжку законодательством не ограничено.
С 1 сентября 2021 г. вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено соответствующее требование. Но при желании вы можете вшивать в трудовые книжки вкладыши и после указанной даты, например, чтобы исключить риск их утери. Полагаем, это не будет нарушением, поскольку вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен (п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). А если у вас есть вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 г., но не вшитые в трудовые книжки в соответствии с действовавшим до этой даты порядком, рекомендуем их вшить во избежание возможных претензий проверяющих.

6. Как выдать трудовую книжку
При увольнении выдайте трудовую книжку работнику в день увольнения (последний рабочий день) (п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует или отказывается получить трудовую книжку на руки, направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправление ее по почте. После получения согласия направьте этот документ почтой по указанному работником адресу (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
По заявлению работника вы должны выдать трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 34 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Например, она может понадобиться для назначения или перерасчета страховой пенсии.
Выдайте документ не позднее трех рабочих дней со дня, когда работник подал письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 34 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Форма такого заявления трудовым законодательством не установлена, поэтому она может быть произвольной. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, рекомендуем проверить, указана ли в заявлении цель выдачи трудовой книжки (например, для назначения страховой пенсии).
Если работник решил отказаться от ведения трудовой книжки на бумаге, выдайте ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Если заявление об отказе от ведения трудовой книжки подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то документ надо выдать не позднее даты увольнения.
Трудовая книжка работника в случае его смерти может быть (п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	выдана под расписку члену его семьи, предъявившему свидетельство о смерти;
•	выслана по почте по письменному заявлению одного из родственников.

7. Как вести учет трудовых книжек
Для организации учета, хранения и выдачи трудовых книжек назначьте приказом уполномоченное лицо (п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Организуйте хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее как документов строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Для учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведите разработанные вами документы (п. п. 39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
•	книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.
В книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей внесите сведения обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу. Фиксируйте также информацию о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах. Обязательно укажите их серии и номера (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей нужно прошнуровать (или прошить - так часто говорят на практике). Также ее нужно пронумеровать, заверить подписью руководителя организации и печатью организации, если есть печать (абз. 4 п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Порядок шнуровки законом не определен. На практике принято делать, в частности, так. На книге (журнале) с левой стороны, отступив немного от переплета, делают два или три отверстия (прокола) одно над другим, например, дыроколом. В них продевают прочную нить, можно в несколько сложений. Концы выводят на оборотную сторону книги (журнала) и завязывают в узел. На них делают наклейку с заверительной надписью. Обычно указывают, сколько листов в книге (журнале) пронумеровано и прошнуровано, дату оформления, подпись руководителя организации, печать организации, если она есть.
Книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них вы можете вести только на бумажном носителе. Такой вывод следует из Письма Минтруда России от 05.10.2023 N 14-6/ООГ-6245. Ведомство указало, что они не являются документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись. Таким образом, эти книги (журналы) не подпадают под действие требований, предусмотренных ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ.
Рекомендуем определить период ведения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек, по истечении которого можно закончить ее ведение и открыть новую. Нормативно такой срок не установлен. Например, это может быть квартал, год. Конкретный порядок оформления книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей можете предусмотреть, например, в приказе.
Порядок внесения в книгу учета движения трудовых книжек записи при выдаче работнику бумажной трудовой книжки на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку нормативно не предусмотрен. Вы можете использовать формулировку, предложенную Минтрудом России в Письме от 12.02.2020 N 14-2/В-150, а именно: "Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)". А чтобы у вас было подтверждение получения работником бумажной трудовой книжки, предложите ему под этой записью поставить подпись. Запись можете внести, например, в графу, предусмотренную для подписи работника о получении трудовой книжки. Либо можете в разработанной вами форме книги учета предусмотреть, в частности, графу для особых отметок и вносить в нее в том числе такую запись, что следует из абз. 1 п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение - если вы оформили (начали вести) такую книгу до 1 сентября 2021 г., но при этом не опломбировали ее либо не скрепили сургучной печатью в соответствии с действовавшим до этой даты требованием. Тогда рекомендуем это сделать во избежание риска возможных претензий контролирующих органов.
Постоянно имейте необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Учтите, что по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
•	о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
•	суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, то уничтожьте его, составив соответствующий акт (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них		
		Образец заполнения книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее		

8. Какие особенности учесть при приеме на работу, если вновь принятый работник предъявил бумажную трудовую книжку
Если работник принимается на работу не впервые и предъявил вам бумажную трудовую книжку, то проверьте, не отказался ли он ранее от ее ведения. В случае отказа не принимайте трудовую книжку. Если не отказался, примите и ведите трудовую книжку в обычном порядке, в том числе внесите запись о приеме на работу, запишите серию, номер трудовой книжки в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей. Если работник напишет заявление о переходе на электронную трудовую, действуйте, как мы рассказали выше. В частности, в бумажную трудовую внесите специальную запись. Это следует из ч. 2 - 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 - 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. п. 2, 4, 35, абз. 2 п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Чтобы выяснить, отказался или нет работник до трудоустройства к вам от ведения трудовой книжки, проверьте записи в ней. Подтверждением отказа является специальная запись о переходе на электронную трудовую. Возможность возобновления ведения трудовой книжки после подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку и внесения соответствующей записи в трудовую книжку законом не предусмотрена. Это следует из ч. 2, 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Писем Минтруда России от 04.09.2024 N 14-6/ООГ-5261, от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054.
Если записи о переходе на электронную трудовую нет, значит, за работником сохранилось право на дальнейшее ведение работодателем его бумажной трудовой книжки. Это могло произойти, если до 31.12.2020 работник либо подал заявление, чтобы продолжили вести его бумажную трудовую книжку, либо вообще не подал никакого заявления, касающегося ведения трудовой книжки, например, у него не было такой возможности, так как он в 2020 г. не работал (и в последующем он не подавал заявление о переходе на электронную трудовую). Это следует из ч. 3 ст. 66 ТК РФ, ч. 2, 4 - 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ.

8.1. Следует ли принять от работника при его трудоустройстве трудовую книжку старого (советского) образца, выданную в Белоруссии
Да, вы должны принять трудовую книжку старого образца, выданную в странах бывшего СССР, для внесения в нее соответствующих сведений.
На территории РФ применяются формы трудовых книжек, введенные в действие Постановлениями Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 N 1320, Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656, Совмина СССР от 21.04.1975 N 310, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, а также Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н.
Если иностранный гражданин из стран бывшего СССР (Белоруссии, Украины, Казахстана, Молдавии и т.п.) предъявляет трудовую книжку старого образца, то сведения о приеме на работу вносите в нее. Это правило не распространяется на работников, которые отказались от ведения трудовой книжки. Если иностранный гражданин трудоустраивается на работу в России впервые, то, по мнению Роструда, трудовую книжку на него вести не нужно, сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2024).

8.2. Действительна ли трудовая книжка гражданина Украины, принимаемого на работу в России
Нет. Трудовые книжки украинского образца постсоветского периода не соответствуют формам, применяемым в России. Аналогичного мнения придерживается также Роструд (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2024).
Поэтому запись о приеме в такую книжку не вносите и действуйте стандартно.