Готовое решение: Что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником
(КонсультантПлюс, 2024)	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 20.05.2024

		КонсультантПлюс | Готовое решение | Актуально на 17.05.2024		
Что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником

		Когда сотрудник меняет фамилию, отделу кадров необходимо:
•	подготовить приказ о внесении изменений в кадровые документы;
•	внести изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения), трудовой договор.
Если этот сотрудник - директор, дополнительно потребуется оповестить банк, контрагентов, а в отдельных случаях - внести изменения в ЕГРЮЛ.		

Оглавление:
1. Как отделу кадров оформить смену фамилии сотрудником
2. Что делать при изменении фамилии директором
3. Что делать при смене фамилии главным бухгалтером

1. Как отделу кадров оформить смену фамилии сотрудником
Если сотрудник поменял фамилию, нужно внести изменения в следующие кадровые документы:
•	трудовую книжку (в случае ее ведения) (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ);
•	трудовой договор.
Для этого запросите у сотрудника письменное заявление о внесении изменений в кадровые документы, а также подтверждающие документы (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт). Форма заявления произвольная.

Пример заявления о смене фамилии в кадровых документах
Генеральному директору
ООО "Верона"
Антонову С.Н.
от Сидоровой А.Л.
Заявление

В связи с вступлением в брак и изменением фамилии (прежняя - Петрова, новая - Сидорова) прошу внести изменения в кадровые документы.
Копию паспорта (1234 567809, выдан ОМВД России по Энскому району Энской области 09.02.2024), а также копию свидетельства о заключении брака (IV-ЭС N 123456 от 01.02.2024) прилагаю.
(дата)
(подпись)	

На основании представленных документов издайте приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма такого приказа не установлена, составьте его произвольно.
		Образец приказа о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии		
В случае ведения трудовой книжки внесите изменения записи о фамилии: на титульном листе одной чертой зачеркните прежние данные и впишите новые. Реквизиты подтверждающих документов укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
		Образец внесения записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника		
Изменения в трудовой договор вносятся по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе. Внесите эти сведения непосредственно в текст договора либо оформите дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
		Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при изменении паспортных данных работника (смена фамилии)		
Изменение фамилии работника не является основанием для подачи сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено.
Вместе с тем фамилия работника в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1).
При смене фамилии номер СНИЛС в СФР не изменяется. Однако необходимо подать заявление, чтобы фонд изменил фамилию застрахованного лица в общей части его индивидуального страхового счета. Заявление подается по форме АДВ-2, утвержденной Приказом СФР от 30.10.2023 N 2153. Подать его работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 19, 20 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах).
После корректировки данных в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР, вы можете как обычно подавать форму ЕФС-1, указывая в ней новую фамилию работника. Этот вывод следует из совокупности положений пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1.

		См. также: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1)		

Как отделу кадров оформить смену фамилии сотрудником при заключении брака
В случае смены фамилии сотрудником при заключении брака отделу кадров необходимо внести изменения в кадровые документы. Основанием для этого будут заявление сотрудника и свидетельство о заключении брака.	

2. Что делать при изменении фамилии директором
При изменении фамилии директором (руководителем) кадровые документы оформите в общем порядке.
Кроме этого необходимо выполнить следующие действия:
•	подать заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ, если директор - иностранный гражданин. Форма заявления утверждена Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@. Если директор - гражданин РФ, информацию о смене фамилии регистрирующий орган должен внести самостоятельно на основании сведений, полученных от территориальных органов МВД России (ст. 5 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП, ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 28.04.2023 N 138-ФЗ, п. 3 Положения о паспорте гражданина РФ). Убедиться, что передача информации между ведомствами состоялась и данные корректны, можно, запросив выписку из ЕГРЮЛ;
•	уведомить банк о смене фамилии директором и изменить карточку с образцами подписей. Для этого заполните форму, определенную банковскими правилами, и приложите к ней копию нового паспорта директора (п. п. 5.3, 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 N 204-И);
•	уведомить контрагентов, если такое условие есть в договоре. Составьте в произвольной форме письмо о том, что с такого-то числа у директора изменилась фамилия, и разошлите его контрагентам по почте, электронной почте, факсу.
Уведомить контрагентов рекомендуем и в том случае, если по условиям договора или по сложившейся между сторонами практике документы, оформляемые в процессе исполнения договора, составляет контрагент.

3. Что делать при смене фамилии главным бухгалтером
При изменении фамилии главным бухгалтером кадровые документы оформите в общем порядке.
Кроме того, обязательно проинформируйте банк, если подпись главного бухгалтера указана в банковской карточке. Для этого нужно направить письмо, приложив к нему вновь заполненную карточку с образцами подписей и оттиска печати, копию нового паспорта главбуха (п. п. 5.3, 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 N 204-И).
Уведомлять налоговую инспекцию не нужно. Налоговым кодексом РФ не предусмотрено представление в налоговые органы информации о главном бухгалтере.