Путеводитель по кадровым вопросам. Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 10.12.2021

		КонсультантПлюс | Изменения за последний месяц | Актуально на 09.12.2021		
ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ

ОТПУСК БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ (ЗА СВОЙ СЧЕТ)

1. В каких случаях работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) >>>
2. На какой срок можно предоставить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) >>>
2.1. Как учитывается продолжительность отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) при определении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск >>>
3. Как оформить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) >>>

По семейным и другим уважительным причинам работнику, подавшему письменное заявление, может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). В некоторых случаях работодатель обязан предоставить такой отпуск (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Для соблюдения порядка предоставления отпуска за свой счет рекомендуем работодателю действовать следующим образом.
1. Удостоверьтесь, не относится ли работник к числу лиц, которым такой отпуск предоставляется в обязательном порядке. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала.
2. Если работник не относится к вышеназванной категории лиц, оцените уважительность причин, по которым ему требуется отпуск.
3. Согласуйте с работником продолжительность отпуска. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.
4. Документально оформите предоставление отпуска. Подробнее об этом см. п. 3 настоящего материала.

1. В каких случаях работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

Работник, подавший заявление об отпуске	Причина предоставления отпуска	Продолжительность отпуска, установленная федеральными законами	Норма	
Любой работник	Рождение ребенка	До 5 календарных дней	Часть 2 ст. 128 ТК РФ	
	Регистрация брака			
	Смерть близких родственников			
Работники - слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования
	Итоговая аттестация	15 календарных дней	Часть 2 ст. 173 ТК РФ	
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации высшего образования
	Вступительные испытания	15 календарных дней		
Работники, обучающиеся в образовательных организациях по аккредитованным программам (бакалавриат, специалитет, магистратура) по очной форме обучения	Промежуточная аттестация (сдача зачетов и экзаменов)
	15 календарных дней в учебном году		
	Подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых государственных экзаменов
	4 месяца		
	Сдача итоговых государственных экзаменов	1 месяц		
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в профессиональные образовательные организации
	Вступительные испытания	10 календарных дней	Часть 2 ст. 174 ТК РФ	
Работники, обучающиеся в профессиональных образовательных организациях по аккредитованным программам среднего профессионального образования (очная форма обучения)	Промежуточная аттестация

	10 календарных дней в учебном году
		
	Государственная итоговая аттестация	До 2 месяцев		
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту)		До 14 календарных дней в году	Часть 2 ст. 128 ТК РФ	
Родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения, погибших или умерших из-за ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы)		До 14 календарных дней в году	Абзац 4 ч. 2 ст. 128 ТК РФ	
Работающие инвалиды		До 60 календарных дней в году	Часть 2 ст. 128 ТК РФ	
Инвалиды войны		До 60 календарных дней в году	Подпункт 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ	
Ветераны боевых действий из числа лиц, указанных в пп. 1 - 5 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ		До 35 календарных дней в году	Подпункт 11 п. 1, пп. 4 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ	
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы		До 3 недель в год	Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ	
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы		До 3 недель в год	Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1	

Отметим, что приведенный перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет), не исчерпывающий. Это подтверждается в том числе положениями абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ.

2. На какой срок можно предоставить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

Работник и работодатель вправе договориться о любой продолжительности отпуска без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). В отдельных случаях законом устанавливается предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).
Однако возможны ситуации, когда соглашения о сроке отпуска достичь не удается. В этом случае работодателю нужно знать, что некоторые категории работников вправе требовать отпуск определенной продолжительности в силу закона. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала.
Если работник относится к таким лицам, то отпуск придется оформить. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной законом продолжительности.

Например, в связи с рождением ребенка работник написал заявление на предоставление ему отпуска без сохранения заработной платы. В силу абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ он может рассчитывать на пять календарных дней. Большая продолжительность допускается только по соглашению с работодателем (ст. 128 ТК РФ).

Работник не вправе просить о переносе отпуска без сохранения заработной платы, если он совпал с временной нетрудоспособностью. В подобной ситуации переносится только ежегодный оплачиваемый отпуск (Обзор актуальных вопросов за октябрь 2020 г.).

Как учитываются выходные дни, совпадающие с периодом отпуска без сохранения зарплаты?
Выходные включаются в число дней этого отпуска.
Основания и сроки отпусков без сохранения зарплаты, в предоставлении которых работодатель не вправе отказать, перечислены в ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Сроки исчисляются в календарных днях.
Такой отпуск можно предоставить и по другим основаниям. Его продолжительность определяется по соглашению сторон (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Если в согласованном периоде будут выходные дни, их следует включить в число дней отпуска.	

Ситуация из практики. Можно ли предоставить отпуск без сохранения заработной платы на несколько часов?
Да, но это может повлечь трудности для работодателя.
По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Однако на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ работник и работодатель самостоятельно согласовывают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.
Если стороны придут к соглашению о предоставлении отпуска в часах (например, на 4 часа), то у работодателя может возникнуть риск неправильного перевода часов отпуска в полные календарные дни и учета этих часов при подсчете стажа работника. В соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы. При этом оно не должно превышать 14 календарных дней в течение рабочего года.
Если работодатель согласен предоставить работнику на основании его заявления отпуск в часах, при использовании унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, необходимо:
1) издать приказ о дополнении этих форм реквизитами. Это следует из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20:
- формы N Т-6 - дополнительными строками в п. п. "Б" и "В" для отражения количества часов отпуска и периода нахождения в отпуске:

Б.
...

на ┌─────────────┐ часов
   │             │
   └─────────────┘

с "___" часов по "___" часов.

В.
...

Всего отпуск на ┌─────────────┐ часов
                │             │
                └─────────────┘

с "___" часов по "___" часов;

- форм N Т-12, N Т-13 - дополнительными строками для отражения причины неявки работника;
- формы N Т-2 - дополнительными строками в разд. VIII о количестве часов отпуска и времени начала и окончания отпуска в часах;
2) издать приказ по форме N Т-6 (с дополнительными реквизитами), ознакомить работника с ним под подпись;
3) заполнить табель учета рабочего времени: проставить буквенный код "Я" и количество отработанных часов, а также буквенный код "ДО" - отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;
4) внести сведения об отпуске в личную карточку (форма N Т-2) работника.
В случае когда работодатель, предоставляя отпуск без сохранения заработной платы в часах, использует разработанные самостоятельно формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, он также должен предусмотреть в них соответствующие реквизиты.
 Комментарий об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов	

Обязан ли работодатель предоставить работнику двухнедельный отпуск за свой счет в связи с бракосочетанием?
Вопрос о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и его продолжительности решается между работником и работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
В отдельных случаях отказать в таком отпуске нельзя. В частности, в связи с предстоящей регистрацией брака (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Максимальная продолжительность отпуска, на которую работник в этом случае может рассчитывать по закону, составляет пять дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Исходя из норм данной статьи, работодатель не обязан предоставлять работнику двухнедельный отпуск.	

2.1. Как учитывается продолжительность отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) при определении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск

В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых работнику отпусков без сохранения заработной платы. Однако оно не должно превышать 14 календарных дней в течение рабочего года (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Если общий срок отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составит более упомянутых выше двух недель, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.
При этом дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из данного стажа. В таком случае в приказе о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, оформленном по унифицированной форме N Т-6, в графе "за период работы" рабочий год указывается со смещенными датами (Письмо Минтруда России от 23.11.2018 N 14-2/В-933, Письмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 N 77/10-20669-ОБ/18-1299).

Например, в течение рабочего года - с 19.12.2019 по 18.12.2020 - работнику предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы общей продолжительностью 19 календарных дней.
Из них 14 календарных дней включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а оставшиеся пять календарных дней при подсчете стажа не учитываются (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Соответственно, датой окончания рабочего года будет 23.12.2020.
Новый рабочий год начнется 24.12.2020.

3. Как оформить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

Инициатива предоставления отпуска без сохранения заработной платы (подача заявления) должна исходить от работника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Работодатель по закону не может отправить работника в такой отпуск из-за уменьшения объема работ или финансовых трудностей в организации.
При оформлении отпуска без сохранения заработной платы рекомендуем соблюдать следующую процедуру.
1. Получите от работника заявление на отпуск (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Дистанционный работник может направить его, например, в форме электронного документа (ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ).
Убедитесь, что в нем указаны:
- причины (основания) предоставления отпуска без сохранения заработной платы;
- планируемые даты отпуска.
См. образец составления заявления.

Если работодатель сочтет указанные в заявлении причины неуважительными, он вправе отказать работнику в отпуске. Исключение составляют случаи, когда отказ в предоставлении отпуска недопустим в силу ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Согласие (несогласие) с заявлением работодатель может выразить, сделав соответствующую запись на заявлении, например "не возражаю", "согласовано".
2. Издайте приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
Для этого применяется унифицированная форма N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или форма, разработанная работодателем самостоятельно.
 Комментарий об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов

В разд. "Б" формы N Т-6 необходимо указать: "отпуск без сохранения заработной платы", а также отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
Если отпуск без сохранения заработной платы оформляется вместе с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить разд. "А" формы N Т-6.
В разд. "В" формы N Т-6 следует указать общее количество дней отпуска и его даты (независимо от того, заполнен ли разд. "А").
Приказ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись, которая подтверждает, что он осведомлен об условиях предоставления ему отпуска.
Дистанционного работника можно ознакомить с приказом, например, путем обмена электронными документами. В данном случае стороны вправе использовать как усиленные электронные подписи, так и другие ее виды. Каждая из сторон обязана подтвердить получение электронного документа. Срок, в течение которого необходимо направить подтверждение, определяется коллективным или трудовым договором (допсоглашением к нему), локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профорганизации (ч. 2, 3, 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Подробнее о том, как организовать взаимодействие с дистанционным работником см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности дистанционной (удаленной) работы"

См. образец заполнения приказа.

Важно! Отпуск без сохранения заработной платы не оплачивается, поэтому составлять записку-расчет (форма N Т-60) не нужно, она применяется только для расчета выплат (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Трудовым законодательством не предусмотрено оформление личных карточек работников, но работодатель вправе вести их для кадрового учета.
Для отражения сведений обо всех отпусках в личной карточке работника по унифицированной форме N Т-2 предназначен разд. VIII. Если по решению работодателя для кадрового учета применяются такие личные карточки, в соответствующих графах этого раздела следует указать:
1) вид отпуска - "без сохранения заработной платы";
2) количество календарных дней отпуска;
3) даты начала и окончания отпуска;
4) основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).
Работника с внесенной в личную карточку записью знакомить не требуется.
См. образец заполнения личной карточки.

 Комментарий об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов

Один день за свой счет, то есть уход работника в отпуск без сохранения заработной платы всего на один день, оформляется так же, как и аналогичный отпуск на несколько дней, без каких-либо особенностей.