Готовое решение: Как компенсировать работнику учреждения стоимость проезда к месту командировки и обратно
(КонсультантПлюс, 2021)	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 20.10.2021

		КонсультантПлюс | Готовое решение | Актуально на 19.10.2021		
Как компенсировать работнику учреждения стоимость проезда к месту командировки и обратно

		Компенсируйте работнику учреждения расходы на стоимость проезда к месту командировки и обратно в пределах нормативно установленных лимитов. В частности, компенсируйте стоимость проездных билетов, услуги на их оформление, оплату постельных принадлежностей. К основным видам транспорта, за проезд на которых нужно выплатить работнику компенсацию, относятся самолет, поезд, электричка, автобус.
До отъезда нужно выдать работнику аванс, а уже после возвращения из командировки произвести окончательный расчет на основании отчета и подтверждающих документов.		

Оглавление:
1. Какие расходы на проезд к месту командировки и обратно нужно возместить работнику учреждения
2. Как выдать работнику учреждения аванс на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно
3. Как произвести окончательный расчет после возвращения работника учреждения из командировки
4. Какие подтверждающие документы на проезд к месту командировки и обратно должен представить работник учреждения
5. Риски в случае нарушения порядка компенсации работнику учреждения стоимости проезда к месту командировки и обратно

1. Какие расходы на проезд к месту командировки и обратно нужно возместить работнику учреждения
Возместите работнику учреждения, которого вы направили в командировку по России или за границу, расходы как на сам проезд, так и на сопутствующие ему услуги (абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения о служебных командировках).
К этим расходам относятся (п. 12 Положения о служебных командировках):
•	стоимость проездного билета на самолет, поезд и другой транспорт к месту командировки и обратно;
•	затраты на проезд от аэропорта, станции, пристани и так далее к населенному пункту, где трудится работник, а также обратно (если место командировки находится не в этом населенном пункте);
•	оплату услуг по оформлению проездных документов;
•	плату за постельные принадлежности, выдаваемые в поезде.
Если во время командировки работник должен посетить несколько населенных пунктов, вам нужно компенсировать ему проезд из каждого такого населенного пункта в другой (п. 12 Положения о служебных командировках).

1.1. Установлен ли лимит на оплату расходов на проезд к месту командировки и обратно для работников учреждения
Да, установлен.
В федеральных госучреждениях такие лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729. Например, размер возмещения расходов на проезд железнодорожным транспортом ограничен стоимостью билета в купейном вагоне скорого фирменного поезда, а при перелете самолетом - стоимостью билета в салоне экономического класса (абз. 2, 4 пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729).
Сверх этих пределов можете возместить расходы, только если работник произвел их по согласованию с вами (например, вы разрешили ему выбрать место в салоне самолета за дополнительную плату). Напомним, что расходы в повышенном размере возможны, если они произведены за счет экономии бюджетных средств, а также денег, полученных от предпринимательской деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729).
Для работников госучреждений субъектов РФ или муниципальных учреждений лимиты расходов на проезд к месту командировки и обратно устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами органов госвласти этих субъектов РФ и органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ). Например, для работников госучреждений Санкт-Петербурга такие лимиты установлены Положением о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками работникам государственных учреждений Санкт-Петербурга.

1.2. Можно ли компенсировать работнику учреждения расходы на пользование такси в командировке
Нет, за исключением некоторых случаев.
Например, нельзя возмещать такие расходы за счет бюджетных средств, если у вас федеральное государственное учреждение (пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Однако предусмотрено, что "иные" расходы, совершенные с ведома или разрешения работодателя, могут быть возмещены, но только за счет экономии средств, сложившейся, в частности, при исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Поэтому, если расходы на пользование такси отнесены к иным и произведены с учетом этих условий, полагаем, что вы можете их компенсировать работнику.
Если у вас госучреждение субъекта РФ или муниципальное учреждение, действуйте с учетом порядка, установленного для вас соответственно нормативным правовым актом органа госвласти вашего субъекта РФ или органа местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ). Например, для них может быть также установлено, что работнику компенсируются дополнительные расходы с ведома работодателя, в частности, за счет экономии средств, образовавшейся при исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности.
В любом случае возместить такие расходы можно только на основании подтверждающих документов (п. 24 Положения о служебных командировках, Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357). Например, если работник пользовался легковым такси, он должен представить вам кассовый чек либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать обязательные реквизиты (Письма Минфина России от 25.03.2020 N 03-03-07/23568, от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

2. Как выдать работнику учреждения аванс на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно
Выдача работнику аванса на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно производится с выдачей денег на другие расходы, так как специального порядка нет.
Конкретный срок выдачи аванса нормативными документами не ограничен. Главное, выдайте его до отъезда работника в командировку (п. 10 Положения о командировках). Оптимально - за три - четыре дня до начала командировки.
Сумма аванса, как правило, рассчитывается на основании сметы с учетом предварительной стоимости всех услуг, включая расходы на проезд. Главное, соблюдайте установленные лимиты возмещения расходов.

3. Как произвести окончательный расчет после возвращения работника учреждения из командировки
Для того чтобы произвести окончательный расчет, работник после возвращения из командировки должен представить вам общий отчет, а также подтверждающие документы. Отдельные документы ему подготавливать не нужно.
Срок - не позднее трех рабочих дней с момента возвращения из командировки или со дня выхода на работу (если, например, работник заболел в командировке или сразу по возвращении из нее ушел в отпуск) (п. 26 Положения о командировках).
При бумажном документообороте выдайте работнику расписку в получении авансового отчета (это отрезная часть ф. 0504505).
При электронном документообороте свидетельством получения служит уведомление о поступлении отчета на проверку. Его формирует и подписывает лицо, ответственное за принятие документов-оснований и проверку их соответствия прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате (Приложение N 5 к Приказу N 52н).
Возместите работнику расходы на проезд вместе с другими произведенными в командировке расходами. Сделать это можно через кассу учреждения наличными деньгами либо безналичным перечислением (Письмо Минфина России от 23.12.2016 N 02-07-10/77837).

4. Какие подтверждающие документы на проезд к месту командировки и обратно должен представить работник учреждения
Обоснуйте расходы на проезд к месту командировки и обратно любыми документами, подтверждающими, в том числе косвенно, использование проездных документов. Это может быть приказ о командировке, отчет о выполненной работе, таможенная декларация, проездные документы и т.д. (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-03-06/1/52555).
По нашему мнению, при электронном документообороте обосновать расходы можно также документом-основанием.
К отчету необходимо приложить проездные документы, приобретенные как самим подотчетным лицом, так и по госконтракту (Письма Минфина России от 23.07.2021 N 02-06-10/59025, от 20.08.2020 N 02-06-10/73254, от 10.01.2020 N 02-06-10/387).
Документы принимаются к бухгалтерскому (бюджетному) учету, если в них отражены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа (при ее отсутствии - обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 Федерального стандарта N 256н, п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом нужно учесть особенности компенсации командированным сотрудникам затрат (в особенности вне территории РФ), установленных правовыми актами учреждения, регулирующими порядок направления сотрудников в служебные командировки (Письмо Минфина России от 08.05.2019 N 02-06-10/34217).
Если подотчетное лицо понесло расходы за пределами РФ, то подтверждающие документы оформляются по законодательству страны пребывания. В акте учреждения необходимо закрепить порядок осуществления таких расходов, а также представления документов (Письмо Минфина России от 17.01.2020 N 02-06-10/2185).
Форма подтверждающих проездных документов будет зависеть от того, каким видом транспорта работник добирался до места командировки и обратно (поездом, самолетом и т.п.).
Если билет, оформленный на бланке строгой отчетности, был утрачен, его могут заменить дубликат, копия билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, или справка из такой организации. В ней должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать физлицо, маршрут, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-07/73284).
В случае более раннего отъезда в командировку и более позднего приезда из нее, приходящихся на нерабочие дни, проездные документы принимайте к бухгалтерскому (бюджетному) учету по согласованию с работодателем (Письмо Минфина России от 27.12.2019 N 02-07-10/102938).
Далее рассмотрим основные из расходов на проезд в командировку и обратно и документы, которые их подтверждают.

4.1. Какие подтверждающие документы должен представить работник при проезде в командировку на железнодорожном транспорте
В качестве документа, подтверждающего проезд на железнодорожном транспорте в командировку и обратно, может служить один из следующих документов:
•	документарный билет (например, проездной документ АСУ "Экспресс"). Форма и требования к нему установлены Приказом Минтранса России от 05.08.2008 N 120;
•	электронный билет с обязательным предъявлением контрольного купона (это специальная выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322, Письмо Минфина России от 20.08.2020 N 02-06-10/73254);
•	документ (в том числе электронный), подтверждающий, что работник произвел выплаты (чек ККМ, чек слипа, платежный документ или БСО, выписка из АИС, электронный кассовый чек с QR-кодом). Важно, чтобы он содержал обязательные реквизиты (Письма Минфина России от 21.05.2021 N 03-03-07/38967, от 10.10.2019 N 02-07-05/78059).
Если работник пользовался в поезде постельными принадлежностями, для подтверждения таких расходов ему нужно дополнительно представить квитанцию по форме ВУ-9, утвержденную Распоряжением ОАО "РЖД" от 29.09.2008 N 2047р.

4.2. Какие подтверждающие документы должен представить работник, который летал в командировку самолетом
Чтобы подтвердить расходы на перелет, командированный работник должен представить маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета или бумажный билет, а также посадочный талон (п. п. 1, 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, п. 1 Приказа Минтранса России от 29.01.2008 N 15, Письма Минфина России от 23.07.2021 N 02-06-10/59025, от 15.01.2021 N 03-03-06/1/1448, от 20.08.2020 N 02-06-10/73254, от 28.01.2020 N 03-03-06/1/4908, от 10.10.2019 N 02-07-05/78059). На посадочном талоне должен быть проставлен штамп о прохождении досмотра в аэропорту (Письмо Минфина России от 28.01.2020 N 03-03-06/1/4908).

4.3. Какие подтверждающие документы должен представить работник, который добирался в командировку автобусом
Если работник добирался в командировку на автобусе, он должен представить проездной билет, содержащий обязательные реквизиты, предусмотренные Приложением N 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (п. 28 этих Правил).
Например, в разовом билете для проезда в автобусе пригородного (междугородного) сообщения (тип N 1) должно быть указано, в частности, наименование, серия и номер, зона действия, дата и время отправления, сумма, дата продажи билета (п. 2 указанного Приложения N 1).

5. Риски в случае нарушения порядка компенсации работнику учреждения стоимости проезда к месту командировки и обратно
В этом случае возможны, в частности, следующие риски:
•	административная ответственность:
- по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - например, за нарушение вами порядка оформления документов, которые требуются для возмещения работнику стоимости проезда к месту командировки и обратно;
- по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ - за невыплату или неполную выплату работнику учреждения компенсации стоимости проезда к месту командировки и обратно (если такие действия не содержат уголовно наказуемого деяния);
•	материальная ответственность, если нарушены сроки выплаты компенсации стоимости проезда к месту командировки и обратно. Вы обязаны будете выплатить ее с уплатой процентов в соответствии со ст. 236 ТК РФ.