Подборки и консультации Горячей линии

Вопрос: Существуют ли какие-либо документы по нормативно-правовому регулированию создания и эксплуатации системы электронного документооборота в организациях?

Ответ: Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов, единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.
Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью, применение которой регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 24.02.2021).
Также в настоящее время проводится эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, который регулируется Федеральным законом от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".
Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами. Если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.
Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Полезные документы:

		Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?		

		Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?		

		Эксперимент по электронному кадровому документообороту		

		Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ		

		Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ		

		Правила, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526		
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанные Росархивом/ВНИИДАД <1>, рекомендуют при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации производить их конвертацию в формат PDF/A-1, который далее называют форматом архивного хранения. Согласно рекомендациям контейнер электронного документа должен представлять собой сжатую zip-папку. Туда необходимо включить сам электронный документ в формате архивного хранения (PDF/A-1), а также метаданные документа (в формате XML), включая электронные подписи. При этом проверка наличия и состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится при приеме электронных документов в архив организации, потом через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в три года.
--------------------------------
<1> Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций (проект) / Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) // http://www.archives.ru.

Приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 N 221 были утверждены Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти <2>, в которых отмечалась необходимость обработки посредством данных систем не только общей служебной информации, но и информации ограниченного распространения. Согласно Требованиям система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: PDF, RTF, DOC, TIFF.
--------------------------------
<2> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций от 02.09.2011 N 221 "Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».
 При отсутствии единой государственной политики по организации хранения электронных документов и специальной нормативной базы, регламентирующей форматы хранения этих документов, при решении вопросов о долгосрочном хранении ЭД предпочтение отдается формату PDF/A-1.

Передать нотариусу на хранение можно не только бумажные, но и электронные документы, а также аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и пр.
Информация ФНП
https://notariat.ru/ru-ru/news/nadezhno-i-udobno-sohrannost-elektronnyh-dokumentov-i-fajlov-obespechit-notarius1

Причем сделать это можно дистанционно через сайт Федеральной нотариальной палаты (раздел "Удаленные нотариальные действия" https://notariat.ru/ru-ru/remote/
Чтобы воспользоваться услугой, заявителю потребуется учетная запись на портале госуслуг и усиленная квалифицированная электронная подпись.
В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов (файлов) нотариус выдаст электронное свидетельство, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью и содержащее идентификатор хранилища электронного документа. Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец.
Загруженные документы будут храниться в Единой информационной системе нотариата. При этом увидеть их содержание никто не сможет, даже нотариус. Поскольку переданные на сохранение документы и файлы будут зашифрованы. 

Статья: Новости от 30.07.2021 ("Главная книга", 2021, N 16) {КонсультантПлюс}

{Статья: Форматы хранения электронных документов (Варламова Л.Н., Карягина И.А.) ("Делопроизводство", 2018, NN 3, 4) {КонсультантПлюс}}