"Делопроизводство", 2019, N 4

ПРЕИМУЩЕСТВА ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОМ ПО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

На сегодняшний момент на IT-рынке появилось достаточно большое количество программных продуктов, предлагающих организациям решение задачи обеспечения хранения электронных документов.
Современные организации сталкиваются с проблемой хранения огромного количества электронных документов, завершивших свой жизненный цикл в оперативном делопроизводстве и хранящихся до истечения срока хранения в системе электронного документооборота (далее - СЭД). Необходимо отметить, что хранение электронных документов в СЭД после завершения их исполнения в текущем делопроизводстве - это повсеместная практика организаций. По нашему мнению, электронные документы после истечения сроков их оперативного хранения в подразделениях организации необходимо разделять на разные массивы, такие как:
- документы, подлежащие дальнейшему хранению в архиве организации;
- документы, подлежащие уничтожению.
Для решения задачи долговременного хранения электронных документов (т.е. той части массива документов, которые хранятся в архиве организации) на рынке программных продуктов организациям все чаще предлагаются так называемые электронные архивы, которые по сути могут оказаться усовершенствованной версией файловых хранилищ или программным обеспечением (далее - ПО) для хранения электронных образов бумажных документов, но не будут являться полноценной системой хранения электронных документов.
Давайте попытаемся разобраться: необходимо ли специальное ПО для хранения электронных документов? Целесообразно ли финансировать закупку специализированного ПО системы архивного хранения электронных документов? Достаточно ли грамотно организовать хранение электронных документов в файловой системе или купить электронный архив?
Во-первых, необходимо определить, что является объектом хранения в системе архивного хранения электронных документов. Хранит вышеупомянутая система электронные документы. Электронный документ - "это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах" <1>.
--------------------------------
<1> Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

При этом система хранения электронных документов должна обеспечивать сохранение свойств электронных документов в процессе их архивного хранения, таких как:
- аутентичность и достоверность.
Аутентичным электронным документом является электронный документ, точность, надежность и целостность которого сохраняются с течением времени <2>. Согласно ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов" для обеспечения долговременного доступа к аутентичным документам, следует обратить внимание на:
a) передачу/прием на хранение и ответственное хранение;
b) среду хранения;
c) управление доступом и защиту;
- целостность;
- пригодность для использования.
--------------------------------
<2> ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов для обеспечения долговременного доступа".

Таким образом, сохранность электронного документа предполагает обеспечение его неизменности и целостности в долгосрочной перспективе.
Поэтому в специализированном ПО системы архивного хранения должна быть обеспечена надежная среда хранения электронных документов, в том числе осуществляться контроль целостности принятых на хранение электронных документов. Одним из механизмов контроля целостности электронных документов является расчет контрольных сумм электронных документов с использованием сертифицируемых алгоритмов <3> и их сравнение на протяжении всего периода хранения документов в архиве организации. Контроль целостности принятых на хранение электронных документов должен производиться путем их регулярного мониторинга в фоновом режиме.
--------------------------------
<3> Для повышения надежности в условиях крайне быстрого развития технологий расчет контрольных сумм электронных документов необходимо выполнять сразу по нескольким сертифицированным алгоритмам.

Контроль целостности электронных документов заключается в:
- формировании репрезентативной выборки электронных документов из всех, хранящихся в архиве;
- расчете контрольных сумм для электронных документов, включенных в выборку;
- проверке соответствия контрольных сумм для электронных документов, включенных в выборку, при приеме этих документов в архив организации и в рамках текущей проверки целостности.
Документирование результатов проверки целостности и наличия электронных документов может осуществляться путем протоколирования результатов сравнения с возможностью их печати.
Обеспечение надежного хранения электронных документов и их метаданных может достигаться в том числе благодаря наличию не менее двух изолированных хранилищ электронных документов (эталонного и рабочего).
Эталонное хранилище предназначено для хранения и обеспечения использования (выдачи) эталонных (основных) экземпляров электронных документов. Данные эталонного хранилища не должны подлежать редактированию. Для придания архивным электронным документам статуса подлинника может использоваться так называемый Реестр подлинников - перечень записей об электронных документах, хранящихся в системе архивного хранения и наделенных вышеуказанным статусом.
Рабочее хранилище предназначено для хранения рабочих экземпляров (рабочих копий) электронных документов. Именно с электронными документами, размещенными в рабочем хранилище, осуществляется работа с документами через интерфейсы системы архивного хранения сотрудниками архива организации и читателями (сотрудниками других подразделений организации). Рабочее хранилище в любой момент может быть полностью восстановлено из данных эталонного хранилища.
Во-вторых, электронный архив предприятия представляет собой комплексную систему для хранения электронных документов, обеспечивающую комплектование, организацию хранения и учета электронных документов в соответствии с установленными сроками, ведение научно-справочного аппарата (НСА) и использование электронных документов. Комплекс описанных задач позволяет осуществлять специализированные программные продукты, например система "Архивное ДЕЛО" компании ЭОС.
В состав контура хранения электронных документов организации входят система архивного хранения электронных документов и система электронного документооборота (далее - СЭД). В классической схеме организации делопроизводства СЭД играет существенную роль в процессе хранения электронных документов, обеспечивая:
- общую цифровую среду для электронных документов;
- их оперативное хранение до окончания срока хранения электронных документов в подразделениях организации;
- выгрузку документов из СЭД для передачи в архив.
Зачастую именно в СЭД происходит отбор, выгрузка и контейнирование массива электронных документов, подлежащих передаче на хранение в архив организации. Для обеспечения контроля целостности и подлинности контейнер с электронными документами рекомендуется подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Согласно Приказу Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" для каждого электронного документа из СЭД должна выгружаться следующая информация:
а) собственно электронный документ, состоящий из следующих частей:
- контент-файла(ов) с текстом документа и приложений к нему;
- файла(ов) электронных подписей документа (при наличии);
- файла с метаданными, включающими реквизиты документа;
б) файл визуализированной копии текстового документа в формате PDF/A <4>.
--------------------------------
<4> Если изначальный формат файла(ов) текста документа был отличен от PDF/A. Перечень форматов файлов, переводимых в PDF/A: DOC, DOCX, RTF, XLS, XLSX, PPT, PPTX.

Перед приемом на хранение для контейнеров рекомендуется автоматически выполнять следующие процедуры:
- разархивирование (если контейнер был заархивирован);
- антивирусную проверку;
- проверку УКЭП контейнера;
- проверку структуры контейнера, корректности именования и ссылочной целостности файлов контейнера.
В-третьих, наличие в системах архивного хранения возможности разделения прав пользователей по ролям позволяет ограничивать доступ к фондам организации и контролировать доступ пользователей к функциональным возможностям системы. Кроме того, система протоколирования действий пользователей также дополняет контрольные функции системы архивного хранения и повышает уровень ответственности пользователей за совершенные действия.
Хранение электронных документов в нескольких изолированных друг от друга хранилищах, фоновые процедуры контроля целостности электронных документов, авторизация пользователей и разграничение прав пользователей на функции системы служат для обеспечения надежной доверенной среды для сохранения юридической значимости хранящихся документов. Кроме того, со стороны организации и вышестоящих органов требуется нормативная поддержка выстраиваемых процессов сохранности электронных документов хотя бы локальными актами и методическими документами.
Системы архивного хранения электронных документов должны также обеспечивать учет использования электронных документов. Как правило, в подобных системах доступ пользователей к документам организован с помощью веб-приложения, которое предназначено для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива документов. Функциональность веб-приложения должна предоставлять наличие следующих возможностей:
- просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов в соответствии с установленными для пользователя правами доступа;
- создавать подборки дел и документов;
- осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию, создавать и сохранять собственные поисковые запросы.
Система архивного хранения в организации позволит повысить общее качество работы с электронными документами за счет:
- многокритериальной систематизации электронных документов по различным параметрам, в том числе используя классификаторы и рубрики;
- учета использования электронных документов;
- топографирования местоположения электронных документов;
- автоматического формирования отчетных форм для электронных документов;
- автоматического контроля целостности системы и сохранения свойств электронных документов в рамках их долговременного хранения;
- автоматизации деятельности экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, занимающихся экспертизой ценности документов.
Таким образом, используя специализированную систему архивного хранения электронных документов, организация получит ряд преимуществ, например можно не беспокоиться о судьбе электронных документов в долгосрочной перспективе, поскольку в вышеуказанной системе должны быть:
- реализованы процедуры, позволяющие обеспечить сохранность свойств электронных документов и их юридическую значимость;
- обеспечена возможность выдачи электронных документов для предъявления по месту требования;
- автоматизирована подготовка электронных документов к дальнейшей передаче в государственный архив (при необходимости).

Н.А. Мошкова
Руководитель проектов
компания ЭОС
Подписано в печать
29.09.2019