Подборки и консультации Горячей линии
Актуально на 26.02.2021

Вопрос: Как организация может хранить архивные документы?

Ответ: Законодатель возложил на коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей обязанность по обеспечению сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения. Создавать или не создавать для этих целей архив, указанные экономические субъекты решают самостоятельно, так как создание архива является их правом, а не обязанностью.
Архив может быть как внутри организации, так и аутсорсинговым посредством оформления договора о хранении архивных документов.
Первый вариант подходит крупным организациям, в таком случае ведение архива поручают отдельному работнику или формируют для этого специальный отдел. Передача архивных документов сторонней организации актуальна для небольших организаций с маленьким штатом или ИП.
Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
Помещение для хранения документов должно быть оснащено специальным оборудованием для хранения документов (п. п. 2.15, 2.16 Правил N 526).
Порядок функционирования архива, как и любого другого структурного подразделения, определяется локальным нормативным актом (например, положением об архиве), которое утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
Разработка положения об архиве не является обязательной, поэтому структуру и содержание данного документа хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно.

Полезные документы:

		Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?		

		Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?		

		Часть 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"		

		Актуально на 26.02.2021
При оценке ситуации на другую дату требуется дополнительный анализ вопроса и просмотр цитируемых материалов.