Готовое решение: Как заполнить транспортную накладную
(КонсультантПлюс, 2021)	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 02.08.2021

		КонсультантПлюс | Готовое решение | Актуально на 30.07.2021		
Как заполнить транспортную накладную

		С 1 января 2022 г. обязателен к применению ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете". Организация может принять решение о применении Стандарта до указанной даты. См. Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н. Данные изменения будут учтены в материале при его актуализации.		

		Форма транспортной накладной установлена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Обычно грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заполняют ее каждый в своей части. Транспортная накладная составляется на бумажном носителе. С 1 января 2022 г. ее можно составить и в виде электронного документа. Формат электронной накладной утверждает ФНС России (ч. 1, 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).		

Оглавление:
1. Общие правила заполнения транспортной накладной
2. Как грузоотправителю заполнять транспортную накладную
3. Как перевозчику заполнять транспортную накладную
4. Как грузополучателю заполнять транспортную накладную

1. Общие правила заполнения транспортной накладной
Общих правил, которых должны придерживаться все лица, заполняющие накладную, немного.
Так, если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) накладной, в них могут быть поставлены прочерки. Необязательно заполнять те разделы, которые имеют отметку "(при необходимости)" (п. 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105), п. 10 Правил перевозок груза автомобильным транспортом, Письмо Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС).
Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой.
Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, п. 11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
)	ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
)	вносят корректную запись;
)	делают оговорку "исправлено" и указывают дату исправления;
)	заверяют исправления подписями составивших ее лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Пример исправления ошибки в транспортной накладной

Изменение условий перевозки груза, произошедшее в пути, в том числе переадресовка груза, не является ошибкой. Такие изменения перевозчик (водитель) отмечает в разд. 12 или разд. 14 транспортной накладной (п. 30 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).

Какие реквизиты транспортной накладной обязательны для признания расходов в налоговом учете и принятия к вычету НДС
Чтобы признать расходы в целях налогообложения прибыли и принять к вычету НДС, в транспортной накладной должны быть заполнены следующие реквизиты (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Письма ФНС России от 19.04.2021 N СД-4-2/5238@, от 16.06.2017 N ЕД-4-15/11485, Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)):
•	дата составления транспортной накладной;
•	наименования грузоотправителя, грузополучателя (при необходимости и клиента (заказчика перевозки)) и перевозчика в разд. 1, 2, 1а, 10 транспортной накладной;
•	размер провозной платы в разд. 16 транспортной накладной;
•	наименования должностей, подписи и расшифровки подписей в разд. 1а (при необходимости), 6, 7, 15, 16 транспортной накладной.	

2. Как грузоотправителю заполнять транспортную накладную
Грузоотправитель заполняет разд. 1 - 7, разд. 15, 16 (в своей части) и разд. 17 - в случае, если составляется акт о нарушении со стороны перевозчика или грузополучателя.
Транспортную накладную оформляйте в следующем порядке.
В верхней части накладной проставьте:
•	в ячейках "Дата" и "N" - дату и номер накладной;
•	в ячейке "Экземпляр N" - номер экземпляра накладной;
•	в ячейках "Дата" и "N" - дату и номер заказа (заявки).
В разд. 1 "Грузоотправитель" транспортной накладной укажите:
•	фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН, адрес места жительства и номер телефона физлица-грузоотправителя;
•	полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона организации-грузоотправителя.

Пример заполнения разд. 1 "Грузоотправитель"

Если по договору перевозки оплатить ее обязан экспедитор, то он является грузоотправителем. Соответственно, в разд. 1 укажите сведения об экспедиторе. Одновременно проставьте отметку "является экспедитором". В таком случае в разд. 1а при необходимости отразите информацию из договора транспортной экспедиции о клиенте экспедитора (Письмо Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС).
Вы можете включить в транспортную накладную реквизиты, позволяющие отразить конкретные обстоятельства исполнения договора перевозки указанными в этом документе лицами (в частности, именование лиц, кроме грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, имеющих то или иное отношение к перемещению груза в рамках конкретного договора перевозки, - клиента, экспедитора, выступающего в роли грузоотправителя, и (или) лица, от которого забирается груз). Однако это не изменяет имеющиеся в отдельных случаях перевозок взаимоотношения сторон по договору транспортной экспедиции, не накладывает на эти стороны дополнительные обязанности и не освобождает их от использования документов, предусмотренных гл. 41 ГК РФ для оформления операций по заключению и исполнению договора транспортной экспедиции. Аналогично включение в форму транспортной накладной реквизитов, отражающих порядок исполнения обязательства грузоотправителя, например, указание лица, которое гасит его кредиторскую задолженность перед перевозчиком, напрямую не несет налоговых последствий (Письмо ФНС России от 27.05.2021 N ЕА-4-26/7321@).
В разд. 2 "Грузополучатель" транспортной накладной укажите:
•	фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН, адрес места жительства и номер телефона грузополучателя - в случае доставки груза физическому лицу;
•	полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона - в случае доставки груза организации.

Пример заполнения разд. 2 "Грузополучатель"

В разд. 3 "Груз" можно указать как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии груза.
Определите массу груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3 строку (ст. 12 Устава автомобильного транспорта, п. 75 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).
Массу груза определяют взвешиванием (п. 54 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом):
Способ определения массы груза укажите в этой же строке. Обязанность приводить эту информацию предусмотрена ч. 3 ст. 12 Устава автомобильного транспорта, п. 55 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом.
Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, укажите количество грузовых мест, массу нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).
В случае перевозки опасного груза приведите отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с ДОПОГ.
Важно! За неуказание в транспортной накладной особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20% провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта).
Определите объявленную стоимость (ценность) груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3 строку. По нашему мнению, вопрос о том, нужно ли при этом учитывать НДС, необходимо решать в каждом конкретном случае исходя из того, повлечет ли неполучение этих сумм реальный ущерб (п. 14 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
Важно! Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
•	груз подлежит перевозке навалом, насыпью или наливом;
•	груз опломбирован грузоотправителем;
•	груз является скоропортящимся или опасным;
•	по одной транспортной накладной перевозится часть груза.

Пример заполнения разд. 3 "Груз"

В разд. 4 "Сопроводительные документы на груз" укажите:
•	перечень прилагаемых к накладной документов, предусмотренных санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами в соответствии с законодательством РФ (для опасных грузов - предусмотренных ДОПОГ), либо регистрационные номера этих документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах;
•	перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений и иных документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо регистрационные номера документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах;
•	реквизиты прилагаемого к накладной документа, подтверждающего отгрузку товаров (наименование, номер, дата документа об отгрузке, наименование и ИНН продавца и покупателя).

Пример заполнения разд. 4 "Сопроводительные документы на груз"

В разд. 5 "Указания грузоотправителя" приведите:
•	тип, марку, грузоподъемность, вместимость и другие параметры транспортного средства, необходимые для перевозки груза;
•	указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ;
•	рекомендации о предельных сроках и температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления), объявленную стоимость (ценность) груза, информацию о запрете на перегрузку груза.

Пример заполнения разд. 5 "Указания грузоотправителя"

В разд. 6 "Прием груза" впишите лицо, от которого забирается груз, адрес, по которому перевозчик должен принять груз к перевозке, а также дату и время, в которое он должен прибыть для получения груза.
При погрузке укажите:
•	фактические дату и время прибытия и убытия транспортного средства;
•	фактическое состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;
•	массу груза, если договором перевозки обязанность указывать массу не возложена на перевозчика (п. 55 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом);
•	количество грузовых мест.
Сведения, приведенные в разд. 6 транспортной накладной, заверяются подписями лица, от которого забирается груз, а также (при необходимости) грузоотправителя. Укажите их должности и расшифруйте подписи. Грузоотправителю надо проконтролировать, чтобы водитель, забирающий груз, тоже поставил подпись с расшифровкой (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
Не отражайте данные о лице, которому до погрузки передали груз по документам, если фактически его не перемещали (Письмо Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС).

Пример заполнения разд. 6 "Прием груза"

В разд. 7 "Сдача груза" укажите адрес места выгрузки груза, а также дату и время, в которое груз должен быть доставлен под выгрузку (ч. 1 ст. 15 Устава автомобильного транспорта).
В разд. 15 "Подписи сторон" заверьте документ подписью грузоотправителя (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В случае составления акта в разд. 17 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков" сделайте отметку о его составлении, кратко опишите нарушение, допущенное перевозчиком или грузополучателем, укажите размер штрафа (п. 88 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на составление таких актов (п. 83 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Как заполнить транспортную накладную при самовывозе
Если при самовывозе груза со склада поставщика вы заказываете перевозку у транспортной компании, то выступаете одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем. Соответственно, вам необходимо заполнить транспортную накладную со стороны грузоотправителя и со стороны грузополучателя в общем порядке.
Если вы забираете груз собственным транспортом, не привлекая перевозчика, то транспортная накладная не оформляется.	

3. Как перевозчику заполнять транспортную накладную
Перевозчик при рассмотрении заказа (заявки) по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в транспортной накладной разд. 8 - 11, 13, 15 и 16 (в части перевозчика) (форма транспортной накладной). При погрузке перевозчик в своей части заполняет разд. 6, а при разгрузке - разд. 7 (тоже только в своей части). При необходимости перевозчик заполняет разд. 12 "Оговорки и замечания перевозчика", 14 "Переадресовка", 17 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков" (п. п. 28, 30 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 6 "Прием груза" водитель перевозчика в присутствии работника грузоотправителя заверяет своей подписью информацию, которую указал в разд. 6 работник грузоотправителя при погрузке.
В разд. 7 "Сдача груза" водитель перевозчика в присутствии работника грузополучателя заверяет своей подписью информацию, указанную работником грузополучателя в разд. 7 при разгрузке.
В разд. 8 "Условия перевозки" указывают, в частности:
•	сроки, по истечении которых грузоотправитель и грузополучатель вправе считать груз утраченным;
•	форму уведомления о проведении экспертизы для определения размера фактической недостачи, повреждения (порчи) груза;
•	размер платы и предельный срок хранения груза в терминале перевозчика;
•	размер штрафа за невывоз груза по вине перевозчика, просрочку его доставки и порядок исчисления срока просрочки;
•	размер штрафа за непредъявление транспортных средств для перевозки груза, за их задержку (простой).
В случае отсутствия записей (наличия прочерков) в разд. 8 "Условия перевозки" или отдельных его строках к перевозке груза применяются условия, предусмотренные Уставом автомобильного транспорта (п. 13 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 9 "Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению" необходимо указать дату принятия заказа (заявки), фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лица, принявшего заказ (заявку) к исполнению, и заверить эти данные подписью.

Пример заполнения разд. 9 "Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению"

В разд. 10 "Перевозчик" укажите:
•	фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН, адрес места жительства, номер телефона - если перевозчиком является ИП;
•	наименование, адрес места нахождения, ИНН, номер телефона - если перевозчиком является организация;
•	фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН водителя (водителей) и данные о средствах связи с ним (при наличии).

Пример заполнения разд. 10 "Перевозчик"

В разд. 11 "Транспортное средство" приводят сведения о транспортном средстве, выделенном для перевозки груза, а также тип владения им.

Пример заполнения разд. 11 "Транспортное средство"

Раздел 12 "Оговорки и замечания перевозчика" заполняется, если есть замечания к фактическому состоянию груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования при приеме и сдаче груза или изменились условия перевозки при движении (выгрузке) (п. 28 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 13 "Прочие условия" при необходимости указывают информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте перевозки опасных грузов или перевозки груза тяжеловесным и (или) крупногабаритным транспортным средством.
Раздел 14 "Переадресовка" заполняется водителем в случае изменения в пути следования адреса доставки груза.
В разд. 15 "Подписи сторон" документ должен подписать перевозчик (уполномоченное лицо) (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 16 "Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы (при необходимости)" указываются:
•	стоимость услуг перевозчика, порядок расчета провозной платы;
•	размер провозной платы (указывается после окончания перевозки);
•	расходы перевозчика и предъявляемые грузоотправителю платежи за проезд по платным автомобильным дорогам, перевозку опасных грузов и грузов, перевозимых тяжеловесным или крупногабаритным транспортом (с учетом оплаты при получении специального разрешения), расходы на уплату таможенных пошлин и сборов, выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также выполнение работ по промывке и дезинфекции транспортных средств;
•	прочие расходы перевозчика;
•	сумма НДС, включенная в провозную плату (п. 4 ст. 168 НК РФ);
•	полное наименование, адрес и банковские реквизиты организации-плательщика (если эти данные не были заполнены грузоотправителем);
•	полное наименование организации (перевозчика), ИНН, адрес;
•	должность, подпись, расшифровка подписи лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика.

Пример заполнения разд. 16 "Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы (при необходимости)"

Раздел 17 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков" заполняйте в случае, если составляется акт о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя. Сделайте в нем отметку о составлении акта, кратко опишите нарушение, укажите размер штрафа (п. 88 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на составление таких актов (п. 83 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

4. Как грузополучателю заполнять транспортную накладную
Грузополучатель в присутствии перевозчика (водителя) заполняет в накладной разд. 7 "Сдача груза", в котором отмечает (п. 70 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
•	фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, дату и время убытия;
•	состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;
•	массу груза. Определять ее нужно тем же способом, что и при сдаче груза перевозчику (ч. 7 ст. 15 Устава автомобильного транспорта);
•	количество грузовых мест.
Массу, состояние груза, количество грузовых мест можно не проверять, если груз доставлен в исправных крытых транспортных средствах (контейнерах) и имеются исправные пломбы грузоотправителей (ч. 8 ст. 15 Устава автомобильного транспорта). Есть случаи, когда проверки при выдаче груза обязательны (ч. 9, 10 ст. 15 Устава автомобильного транспорта).
Если, например, масса груза при разгрузке не проверяется, то в строке "(масса груза)" можно указать "Без проверки".
Сведения, приведенные в разд. 7 транспортной накладной, заверяются подписями грузополучателя (с указанием должности), водителя, сдавшего груз, а также (при необходимости) перевозчика. Укажите их должности (кроме водителя) и расшифруйте подписи.

Пример заполнения разд. 7 "Сдача груза"

В случае составления акта о нарушении грузоотправителем или перевозчиком условий перевозки груза грузополучатель заполняет в накладной разд. 17 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков". В нем нужно сделать отметку о составлении акта, кратко описать нарушение и указать размер штрафа (п. 88 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на составление таких актов (п. 83 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

		Образец заполнения формы транспортной накладной